Соглашение о документообороте с пфр. Соглашение об электронном документообороте с ПФР

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Подробнее об этих тонкостях в материале.

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

• заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
• соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день , более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

• наименование организации;
• ИНН, КПП;
• регистрационный номер в ПФР;
• данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
• юридический и фактический адрес;
• среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Электронный документооборот — это современная развивающаяся система обмена данными. Ее основные преимущества:

• Обеспечиваются высокая точность и надежность учета и контроля потока документации. При передаче данных гарантирована конфиденциальность.
• Отчетность может отправляться в любой момент вне зависимости от времени суток, праздничных и выходных дней. Единственным условием является отправка с рабочего места страхователя.
• Система предоставляет возможность многократного оперативного исправления ошибок, которые были обнаружены ПФР в представленной отчетности.
• Нет необходимости посещения органа ПФР бухгалтером предприятия.
• После отправки отчетности страхователю направляется информация о результатах ее приема в электронном виде.
• Предприятие может создать электронный архив всех документов с ПФР, что гораздо удобнее бумажных форматов.
• Время сдачи документов значительно сокращается.

Информация, которая передается по телекоммуникационным каналам связи и представляется в ПФР, является конфиденциальной. Она подготавливается, пересылается и обрабатывается согласно действующему законодательству о защите персональных данных. Для того чтобы выслать отчет в ПФР, необходима одна электронная подпись (ЭП) — руководителя предприятия. Только владелец ЭП имеет право использовать ее.

Обмен неформализованными документами

Использование телекоммуникационных каналов связи позволяет не только осуществлять сдачу отчетности, но и обмениваться неформализованными письмами в виде вложений с электронной подписью. Сервис неформализованного документооборота с ПФР называется «Письма ПФР». Он позволяет вести переписку, обладающую юридической значимостью, в электронном формате.

Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР

Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:

• Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
• Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
• Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.

Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).

Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:

• установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
• заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
• назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.

На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.

Заполнение заявления на подключение к отчетности

Заявление на подключение к электронной отчетности с ПФР необходимо заполнять только после выбора уполномоченного представителя или центра по оказанию услуг по обмену данными. Это условие является обязательным, так как в соглашении должны быть прописаны сведения об этой компании. Помимо того, нужно указать следующую информацию:

• название, ИНН и ОГРН предприятия, адрес его регистрации и фактического расположения;
• номер регистрации в Пенсионном фонде;
• реквизиты банковского счета;
• среднесписочная численность сотрудников;
• сведения об операторе связи и пр.

Иногда бланк заявления заполняется специалистами выбранного оператора ЭДО после подписания договора о предоставлении услуг электронного документооборота. Документ включает два раздела: для юридических лиц и для индивидуальных предпринимателей.

Как составить соглашение на ЭДО

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР можно скачать на официальной веб-странице ПФР. Кроме того, форма может быть получена в территориальном подразделении фонда по месту нахождения организации. При заполнении соглашения следует внимательно указывать все требуемые сведения. При обнаружении ошибок специалисты Пенсионного фонда вынуждены будут вернуть документ на доработку, а срок подключения перенести.

***

Если работодатель обязан или желает отчитываться перед ПФР в электронном формате, ему следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого необходимо выбрать оператора — поставщика программного обеспечения и сдать пакет документов в ПФР. Бланки соглашения и заявления о подключении к электронному документообороту ПФР можно скачать на официальной веб-странице фонда.

Государственное учреждение - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по ______________________ (далее по тексту - Управление ПФР) в лице ________________, действующего на основании Положения, с одной стороны, и ____________ (указываются полное наименование страхователя и регистрационный номер в территориальных органах ПФР) в лице ____________, действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем "Абонент системы", с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

1.1. Управление ПФР и Абонент системы осуществляют обмен документами в электронном виде в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее по тексту - Система).

1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон.

1.3. Стороны признают, что использования в Системе средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон по защите от несанкционированного доступа (далее - НСД) и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:

электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);

электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтверждение целостности и подлинности документа) при положительном результате проверки ЭЦП;

фактом доставки электронного документа является формирование принимающей стороной квитанции о доставке электронного документа.

1.4. Для работы в Системе стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами ПФР.

1.5. Настоящее Соглашение является безвозмездным.

2. Технические условия

2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к Системе.

2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в Системе.

2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет один из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

3. Порядок осуществления обмена электронными документами

3.1. Каждая сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне и получать от другой стороны электронные документы в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", а также другие документы, обеспечивающие функционирование Системы.

3.2. Информационный обмен стороны осуществляют в соответствии с Технологией обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенными на сайте ГУ - Отделения ПФР по ____________.

3.3. В случаях, если владельцем сертификата ключа Абонента системы является не руководитель, в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" своим приказом руководитель назначает уполномоченного представителя, о чем должен известить Управление ПФР, представив копию приказа о наделении владельца сертификата ключа правом подписи представляемых документов, установленных Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ, Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318, Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Управление ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:

Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Абонентом системы оборудования со стороны Управления ПФР;

При изменении требований к передаваемым электронным документам орган ПФР обязуется известить абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки.

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Управление ПФР имеет право в одностороннем порядке изменять формы и перечень передаваемых документов.

4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:

Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Управлением ПФР оборудования со стороны Абонента системы;

Заключить договор об оказании услуг на изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы с одним из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

При этом в целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации Абонент системы должен:

Соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации;

Не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует Система, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение. При обнаружении вредоносного кода в электронном документе, поступившем от Абонента системы, прием блокируется с выдачей извещения об этом Абоненту системы;

Прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и электронной цифровой подписи и немедленно информировать Управление ПФР и поставщика услуг УЦ, СКЗИ, программного продукта для предоставления сведений о застрахованных лицах в орган ПФР по телекоммуникационным каналам связи, с которыми заключен договор об оказании услуг, о факте компрометации ключа;

Не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей электронной цифровой подписи, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы);

Осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.

4.3. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Соглашению стороны немедленно извещают друг друга о приостановлении обязательств.

4.4. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или неисполнением электронного документа, стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий в соответствии с Порядком обмена электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

5. Ответственность сторон

5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Управление ПФР не несет ответственности за ущерб, возникший вследствие несоблюдения Абонентом системы требований при предоставлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в части несвоевременного уведомления о компрометации ключей ЭЦП Абонента.

5.3. Абонент системы несет ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.

5.4. Если одна из сторон предъявляет другой стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороной факта получения такого документа, а другая сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается сторона, не представившая спорный документ.

5.5. Взаимодействующая с ПФР сторона в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности информации с ограниченным доступом, утвержденной Приказом ФАПСИ от 13.06.2001 N 152, выполняет в рамках данного Соглашения указания координирующего органа криптографической защиты - Отделения ПФР по обеспечению безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.

6. Порядок смены ключей шифрования и электронной цифровой подписи

Порядок выдачи, замены, уничтожения ключей, в том числе в случаях их компрометации, обмена открытыми ключами определяется поставщиком услуг УЦ, СКЗИ.

7. Срок действия Соглашения

7.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и заключается на неопределенный срок.

7.2. В случае прекращения обмена электронными документами между сторонами в течение 36 месяцев Соглашение прекращает свое действие автоматически.

7.3. В случае нарушения одной из сторон обязательств, предусмотренных настоящим Соглашением, другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую сторону в течение 30 (тридцати) календарных дней.

7.4. В случае намерения одной из сторон расторгнуть Соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить об этом другую сторону не менее чем за 30 календарных дней.

8. Дополнительные условия

8.1. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

8.2. С требованиями Порядка предоставления сведений о застрахованных лицах в территориальные управления Отделения ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенным на сайте, ознакомлен и согласен.

9. Юридические адреса и реквизиты сторон

Источник - "Кадровый вопрос", 2012, № 4

Похожие документы

На сегодняшний день свыше 80% страхователей перешли на электронный документооборот с Пенсионным фондом России. Электронный документооборот - это удобно как для страхователя, так и для ПФР. Он позволяет экономить время, бумагу и помогает оперативно выявлять и исправлять ошибки в отчетах.

• Организация, в которой среднесписочная численность сотрудников 25 человек и более, должна отчитываться в Пенсионный фонд только электронно .
• Если сотрудников менее 25, то руководитель имеет право выбора - сдавать отчетность в бумажном или электронном виде.

ПФР рекомендует всем организациям переходить на электронный документообмен. При этом отчеты можно приносить в ПФР в электронном формате с электронной подписью лично или пересылать по телекоммуникационным каналам связи.

Какие сведения представлять в ПФР?

Страхователи обязаны предоставлять в ПФР на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также по всем сотрудникам по единой форме отчетности, утвержденной Постановлением Правления ПФР , который зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 18.02.2014 года. Отчетность по единой форме сдается ежеквартально .

Постановлением ПФР РФ от 1.02.2016 № 83п была введена новая форма отчетности в ПФР - это сведения о застрахованных лицах . Предполагается, что с апреля 2016 года организации обязаны ежемесячно предоставлять следующие сведения по каждому сотруднику:

• страховой номер индивидуального лицевого счета;
• фамилию, имя и отчество;
• идентификационный номер налогоплательщика.

Программное обеспечение для заполнения отчетных форм имеется в общем доступе на интернет-ресурсах Пенсионного фонда России. Данные программы позволяют не только создавать отчеты, но и проверять их на наличие ошибок, что значительно облегчает организациям процесс подготовки и сдачи отчетности.

Сведения персонифицированного учета о застрахованных лицах

Индивидуальный (персонифицированный) учет представляет собой ведение реестра сведений о застрахованных лицах для реализации их пенсионных прав согласно законодательства Российской Федерации. Все застрахованные лица должны быть учтены в системе ОПС, то есть иметь лицевой счет и получить страховое свидетельство.

Сведения о заработной плате, начисленных и выплаченных страховых взносах за застрахованных лиц, об их страховом стаже подаются согласно данным бухгалтерского учета и кадровых документов, подтверждающих условия труда застрахованного лица.

Представляются каждый квартал в территориальные органы Пенсионного фонда по формам, утвержденным Правлением ПФР.

Организации предоставляют о всех застрахованных лицах следующие сведения :

• страховой номер лицевого счета (СНИЛС);
• фамилию, имя, отчество;
• дату заключения договора;
• дату увольнения;
• периоды деятельности, связанные с определенными условиями труда;
• сумму дохода, на который начислялись страховые взносы;
• сумму начисленных страховых взносов по ОПС;
• иные сведения, необходимые для корректного начисления страховой и накопительной пенсий.

Отчетность по страховым взносам

Работодатели, которые выплачивают заработную плату физическим лицам, должны рассчитать и перечислить страховые взносы в государственные внебюджетные фонды. Расчет взносов осуществляется по мере начисления оплаты труда, а перечисление взносов нужно производить в следующем месяце до 15-го числа .

По итогам отчетного периода страхователи обязаны отчитываться в Пенсионный фонд по начисленным и уплаченным взносам, то есть ежеквартально. Прием отчета 1 осуществляют органы Пенсионного фонда РФ по месту нахождения организации .

Отчет РСВ-1 ПФР сдают те страхователи, которые выплачивают зарплату и иные вознаграждения на основании трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера.

Итак, отчетность по взносам ОПС и ОМС в Пенсионный фонд должны сдавать:

1. Все организации вне зависимости от режима налогообложения.
2. Обособленные подразделения организаций , которые имеют отдельный баланс, счет в банке, самостоятельно начисляют оплату труда физическим лицам и находятся на территории Российской федерации. В случае, когда подразделение находится за пределами страны, отчет сдается основной организацией по месту регистрации.

   Важно знать, что организации и их подразделения обязаны отчитываться в ПФР, даже если в отчетном периоде зарплата и иные вознаграждения не начислялись.

3. Индивидуальные предприниматели , если они заключили с физическими лицами следующие виды договоров:
   • трудовые договоры;
   • договор авторского заказа;
   • гражданско-правовые договоры;
   • договор об отчуждении права на произведения литературы, науки, искусства;
   • лицензионные договоры.
4. Адвокаты, нотариусы , которые занимаются частной практикой и заключают трудовые договоры с сотрудниками.
5. Физические лица , не оформленные как индивидуальные предприниматели, но заключившие трудовые договоры с другими людьми, чтобы получить помощь в быту.

Форма предоставляемых документов

Постановлением Правления ПФР от 4 июня 2015 г. N 194п была утверждена РСВ-1 ПФР - новая единая форма расчета по начисленным и уплаченным . Организации начали подавать новую форму РСВ-1 ПФР, начиная со сдачи отчетности за второй квартал 2015 года. Единая форма отчетности РСВ-1 ПФР была введена для всех категорий страхователей, производящих выплаты и прочие вознаграждения физическим лицам. В отчете освещается информация по взносам на ОПС и ОМС, начисленным и уплаченным в отчетном периоде. Также в форму вносятся данные персонифицированного учета.

• Единая форма отчетности позволила уменьшить объем отчетной информации и не допустить расхождений между предоставляемыми организацией сведениями по персонифицированному учету и страховым взносам.
• Единая отчетность сдается в органы ПФР каждый квартал не позже 15 числа 2-го календарного месяца,в бумажном виде, а в электронном не позже 20 числа 2-го календарного месяца, идущего за отчетным периодом.

Если последний день срока сдачи выпадает на выходной или праздничный день, то последним днем сдачи считается следующий за ним рабочий день.

Обмен электронными документами с ПФР

Переходя на электронный документооборот, страхователь получает ряд следующих преимуществ :

1. Гарантия конфиденциальности передаваемой информации.
2. Повышение скорости работы, так как система дает возможность отправлять отчетность в любой день и любое время.
3. Экономия времени бухгалтера, поскольку пропадает необходимость посещать Пенсионный фонд.
4. Возможность проверки отчетности до отправки в фонд, что позволяет передавать отчеты с первого раза.
5. Возможность оперативно исправлять ошибки, найденные органами ПФР в отчетах.
6. При отправке документов страхователь электронно получает информацию о приеме отчетности, и результатах ее проверки.
7. Возможность создания в организации архивов в электронном формате по всему документообороту с органами ПФР.

Для предоставления отчетности в электронном виде требуется электронная подпись (ЭП) руководителя организации. Использование ЭП лицом, которое не является ее владельцем, недопустимо.

Соглашение об обмене электронными документами

Для того, чтобы перейти на электронный документооборот организация должна обратиться в Пенсионный фонд и оформить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота» . Также необходимо выполнить следующее действия :

• Приобрести программное обеспечение для создания отчетов.
• Приобрести криптографическое программное обеспечение для шифрования и работы с ЭП.
• Заключить договор с удостоверяющим центром, оказывающим услуги по созданию и поддержке ключей ЭП.
• Назначить ответственное лицо из числа сотрудников организации за использование ключей ЭП.
• Обеспечить защиту от несанкционированного доступа к оборудованию, на котором установлены вышеизложенные программы, и к магнитным носителям ключей.

Для проверки готовности к началу работы необходимо произвести тестовый обмен сообщениями с Пенсионным фондом, после чего уже перейти на постоянную рабочую деятельность.

Отчетность в ПФР в электронном виде

Порядок электронного документообмена по телекоммуникационным каналам связи с ПФР заключается в следующем:

1. Страхователь, передавая электронные документы, перед отправкой подписывает их электронной подписью и зашифровывает с помощью специального программного обеспечения.
2. Затем страхователь отправляет документы в территориальный орган ПФР.
3. Подтверждением доставки электронного отчета считается уведомление о доставке.
4. Сотрудники ПФР выполняют действия по приему и отправке электронных документов на протяжении рабочего дня.
5. Сотрудники ПФР обязательно проверяют наличие ЭП в полученных файлах, и подпись не должна быть искажена. После уполномоченными лицами осуществляется проверка полноты, корректности поступившей информации, оформляется протокол проверки документов и отправляется страхователю с электронной подписью.

В случае необходимости территориальные органы ПФР и страхователь имеют возможность обмениваться письмами и запросами через телекоммуникационные каналы связи в произвольной форме . Эти документы также подписываются ЭП, и подтверждением их доставки является квитанция (уведомление).

Все документы с ЭП, в том числе и уведомления, остаются в архиве электронного документооборота.

Заключение

Сегодня, каждому страхователю, важно своевременно и качественно подавать , поскольку непредставление отчетности в срок грозит ему немалыми штрафами .

Электронный документооборот - это очень надежный, быстрый и экономически выгодный способ общения с ПФР, который существенно облегчает процесс сдачи отчетности в Пенсионный фонд.

Работа системы электронного документооборота с ПФР в нашей стране хорошо отлажена. Несмотря на это, Пенсионный фонд России рекомендует страхователям не отправлять отчетность в последний день, а осуществлять ее доставку заблаговременно, что позволит устранить ошибки, если таковые имеются.