Письмо отчет о проделанной работе. Отчет о проделанной работе

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. Факт выполнения задачи фиксируется в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе?

Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить качество и скорость выполнения задачи сотрудником. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о финансовых затратах (фрагмент)

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе не существует. Документ составляется в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач.

Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Было выполнено следующее:

составлены письма в налоговую и трудовую инспекцию;

осуществлена подготовка к совещанию с представителями ООО «HR-консалтинг» (разосланы приглашения, произведен сбор необходимых материалов, подготовлен проект повестки совещания);

составлены ответы на запросы трудовой инспекции и ряда клиентов;

принято участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь мало загружен работой. Кроме того, текст плохо читается.

Структура отчета

Главной ошибкой рассмотренного документа является отсутствие четкой структуры. Какие элементы отсутствуют?

Перечень задач, которые были поставлены на исполнение.
Конкретизация выполненных задач.
Анализ проделанной работы.
Планы на следующий отчетный период.
Предложения.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Подходящий вариант

Рассмотрим пример того, как нужно было составить отчет о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе за неделю: образец

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 23.04.2018 по 27.04.2018

На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи:

подготовить письма: в налоговую инспекцию об уточнении налогового платежа и в трудовую инспекцию по жалобе Смирнова П.П.;

подготовить информационное обеспечение совещания с ООО «HR-консалтинг», разослать приглашения участникам, подготовить проект программы совещания;

принять участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени, подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

письма в налоговую и трудовую инспекцию подготовлены и отправлены;

информационные материалы к совещанию с ООО «HR-консалтинг» подготовлены, приглашения разосланы, проект программы совещания составлен.

было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается к отчету.

Кроме того, была проведена работа со входящей документацией, а именно:

подготовлено и отправлено два ответа на запросы трудовой инспекции;

даны ответы на письменные обращения гр. Семенова А.А., Кузнецова В.Н. и Москаленко Р.А.

На период с 30.04.2018 по 05.05.2018 запланировано участие в тренинге для секретарей «Основы тайм-менеджмента и самоорганизации», посвященного основам календарного планирования в работе секретаря.

Дата составления 27.04.218.
Подпись: Петрова А.С.

Оформление отчета

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляется согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей и т. д. Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет, как создать отчет с помощью сервиса Sway

Какие могут быть требования к написанию?

Поскольку унифицированных требований к составлению отчетного документа не существует, то все требования к написанию связаны с тем, чтобы улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
чередуйте длинные и короткие предложения;
разбейте текст таким образом, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Отчет о проделанной работе иногда составляют в форме таблицы:

Рис. 1. Таблица отчета о проделанной работе: образец

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

образец ежедневного отчета о проделанной работе;

образец еженедельного отчета о проделанной работе;

образец отчета о проделанной работе за месяц и т. д.

В шаблон вы просто будете заносить актуальные данные и распечатывать его.

Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы и т. д.)

Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Отчет о проделанной работе помогает руководителю оценить качество и скорость выполнения задач сотрудником, а самому сотруднику - увидеть свои успехи и неудачи. Документ составляется в свободной форме, однако есть базовая структура отчета, которую рекомендуем соблюдать: перечень поставленных задач, результаты работы, анализ, предложения и вывод.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

В деловой практике широко применяется отчетность подчиненных перед руководителем, ведь это помогает поддерживать конкурентоспособность фирмы за счет индивидуальных качеств отдельных работников. Рассмотрим, как правильно написать отчет о проделанной работе, какие типы отчетов бывают и какие из них приходится писать людям разных профессий.

Отчеты в различных предприятиях

На каждом предприятии предусмотрена своя степень отчетности, которая зависит от специфики работы организации, количества сотрудников, величины предприятия и многих других факторов.

Например, составление отчета для сотрудников в детском саду предусмотрено на конец года, т. к. в документе освещаются итоги обучения и воспитания детей за весь учебный год.

Детский сад, как и другие муниципальные образовательные организации, ориентирован на программы обучения, предусмотренные Федеральным государственным образовательным стандартом (ФГОС).

Поэтому сотруднику детского сада, прежде всего, следует указать в своем отчете характеристику групп детей, программы развития (в соответствии со стандартом), успехи в обучении и дальнейшие перспективы.

Доклад о проделанной работе в другом муниципальном учреждении, например, в доме культуры, может быть составлен сотрудником за годовой период работы, за квартал, месяц и даже за отдельно проведенное мероприятие. В нем сотрудник указывает развернутую характеристику учреждения, которая даст определение последующему содержанию отчета, описывает успехи организации и ориентированность на будущие мероприятия.

Документ может быть составлен сотрудником в свободной форме с соблюдением минимальных требований к оформлению. Однако к составлению любого документа следует подходить максимально ответственно, т. к. некоторые предприятия требуют строгую форму подотчетности для соблюдения регламента в бухгалтерии. Лучше всего при составлении отчета пользоваться образцом.

Например, отчет сотрудника Совета ветеранов (добровольного общественного объединения), в первую очередь, должен включать в себя информацию об организации и количестве членов объединения (желательно указать заслуги ветеранов, объединив их в большие группы).

После вводной части следует описание работ, которые были осуществлены за указанный период, и имена должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий.

В конце следует рассказать о достигнутых успехах и сделать общий вывод.

При составлении отчетов нельзя забывать, что в любых докладах о проделанной работе внимание уделяется не только положительным сторонам деятельности, но и отрицательным тоже. Обусловлено это тем, что знание неудач организации или отдельных работников и поиск способа решения проблем поможет скорректировать деятельность учреждения, сделав его работу более эффективной.

За различные периоды времени

Различают 4 типа отчетов по временному периоду:

Ежедневный отчет.
Еженедельный отчет.
Ежемесячный или квартальный отчет.
Годовой отчет.

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Для профессий

Сотрудник дошкольного образовательного учреждения, взаимодействующий с детьми, составляет готовой отчет, в котором подводит итоги учебного года и проводит анализ освоения детьми программы ФГОС. План отчета воспитателя о проделанной работе:

Для депутатов содержание доклада о проделанной работе зависит, прежде всего, от направленности деятельности сотрудника Госдумы.

В соответствии с этим формируется состав сведений, которые содержит документ, и его объем, соответственно, зависит от типа отчета. Доклад может быть составлен в любой форме. Общее содержание годового или квартального отчета депутата включает в себя следующие пункты:

название, максимально полно раскрывающее содержание документа;
список проведенных работ (мероприятий);
подробный анализ наиболее приоритетных направлений деятельности;
подведение итогов;
планы на период, следующий за отчетным.

Для таких профессий, как художественный или музыкальный руководитель, отчетность может носить самый разный характер, т. к. это зависит от организации, в которой работает данный сотрудник. Если это государственное образовательное учреждение, то доклады будут преимущественно годовыми или квартальными. Если с сотрудником был заключен временный трудовой договор, то, скорее всего, наниматель потребует от него отчет за проведение одного мероприятия или еженедельную отчетность с примерным содержанием:

Для офисных профессий, таких как секретарь или бухгалтер, чаще всего руководителями предусмотрена еженедельная, квартальная и иногда ежедневная отчетность ввиду сложности выполнения должностных обязанностей. При написании отчета необходимо руководствоваться должностными инструкциями, которые составляет работодатель. Если инструкции нет, то перечень должностных обязанностей можно найти в трудовом договоре. В документе следует указать количество выполненных работ и предложить несколько вариантов рационализации условий труда.

Людям, занимающим такие должности, как менеджер по персоналу, подойдет формат ежедневной отчетности, т. к. данная профессия предполагает выполнение ежедневного плана, составляемого непосредственно начальством. В качестве формы отчетности следует выбрать бланк с заполняемыми полями, где указываются:

запланированный объем работ на текущий день;
информация о выполненной работе;
причины невыполнения плана;
причины перевыполнения плана;
ФИО ответственного лица;
дата и подпись сотрудника организации.

Отчет сотрудника, связанного со сферой медицинской (старшей медсестры, врача, заведующего отделением и т. д.), чаще всего является квартальным или годовым и имеет формальное значение с примерным содержанием:

название, содержащее в себе наименование профессии составителя;
характеристика составителя;
характеристика учреждения;
характеристика отделения, в котором работает сотрудник;
перечень профессиональных обязанностей;
документы, в соответствии с которыми осуществляется профессиональная деятельность;
структура деятельности;
показатели отделения (желательно использовать формат таблицы);
повышение квалификации;
подведение итогов;
предложения по улучшению условий труда.

Документ чаще составляется в свободной форме за исключением тех пунктов, где требуется указать табличные данные.

Фев 1, 2018 zakonadmnin

Первый отчет, который необходимо заполнять – «план оплат на неделю». Так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок, необходимо сразу научиться контролировать работу именно в этом разрезе.

1. Сформируйте в такую форму

2. Обеспечьте регулярность процесса, при котором менеджеры еженедельно заполняют данный отчет в CRM. Лучше всего, если они будут делать это в конце недельного цикла, когда уже есть определенные наработки и «обещания» со стороны клиентов.

3. Выгружайте изображенную выше форму из системы и обсуждайте ее на еженедельном совещании, например, утром в понедельник. Так вы «прилюдно» подтвердите планы каждого менеджера, чем многократно повысить шансы на их выполнение.

Самый главный пункт в приведенной таблице «Когда оплатит» является ключевым в форме. Его заполнение стимулирует продавцов быть ответственными и делать все для того, чтобы успеть в срок.

Важно понимать, одна «плохая» неделя работы – и вот уже бизнес сталкивается с недополученной прибылью, кассовыми разрывами и проблемами с кредиторами. «План оплат на неделю», в том числе, косвенно влияет на предотвращение подобных ситуаций.

Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня

Отчет «факт оплат за прошедший день» по большей части выполняет информационную функцию. Благодаря ему руководитель отслеживает ситуацию на ежедневной основе.

Обратите внимание, что в столбце «Статус оплаты» можно указывать следующее:

оплачено;
частично оплачено;
счет на оплате.

Главная особенность данного отчета менеджера состоит в том, что он заполняется несколько раз в день. Руководитель назначает реперные точки для внутридневного контроля исполнения плана. Отслеживать оплаты на основе заполнения «факта оплат на сегодня» вы можете 2-3 раза в день. Например, в 12:00, 16:00 и 18:00. Такой почасовой мониторинг не только дает понимание ситуации, но и стимулирует продавцов.

Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра

Отчет менеджера «план оплат на завтра» представляет собой детализацию прогноза на неделю, но только с возможностью ежедневного контроля.

Эта форма заполняется один раз в конце рабочего дня, который предшествует плановому. В конце истекшего дня он исследуется с руководителем и соотносится с «планом оплат на неделю».

Такой анализ позволяет достичь необходимой оперативности в действиях начальника отдела, который на его основании может вовремя скорректировать стратегию продавца.

Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу

Существует еще одна базовая форма отчета — сводный отчет по типу «доска», на которой динамическим образом изменяются и отображаются показатели выполнения плана по каждому сотруднику отдела. Ее основное назначение – информационно-демонстрационное.

В таком виде она может быть представлена на большом мониторе, либо расчерчена вручную на обычной доске. «Доска» должна автоматически заполняться в CRM, в которой отражены все необходимые показатели по каждому продавцу.

Обратите особое внимание на второй столбец слева «% выполнения плана на текущий день». Он требует дополнительных разъяснений. Это не фактический процент, отражающий насколько выполнен месячный план. На самом деле данный показатель свидетельствует о «скорости» его выполнения. То есть насколько бы был выполнен план каждым из сотрудников, если он продолжит прилагать те же усилия, что и на текущий момент.

Рассчитывается «% выполнения плана на текущий день» по формуле:

Факт на текущий момент: (План на месяц: общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100

Таким образом, если результат по данному отчету менеджера продаж меньше 100%, то это означает, что он не успевает выполнить план при имеющемся количестве совершаемых усилий и используемых им стратегий.

«Доска» в основном направлена на то, чтобы оказывать психологическое воздействие на продавцов с целью подтолкнуть их к более активным, но в то же время разумным шагам по исправлению ситуации.

Отчет менеджера продаж: пайплайн

Пайплайн – термин, пришедший к нам из западной практики продаж. Он характеризует и детализирует состояние всех сделок, которые находятся на разных стадиях в «портфеле» сотрудника. Работа с пайплайн — это постоянный процесс взаимодействия руководителя с каждым из сотрудников по поводу решений, которые в итоге приведут к оплате.

Для эффективного взаимодействия такого рода необходимы 2 условия:

Все работа и отчеты менеджеров по продажам осуществляются через CRM
Руководитель ранжирует сделки в CRM с помощью фильтров и выгружает следующую форму.

Ключевые показатели для закрытия сделки в этой таблице – «этап сделки» и «вероятность». Причем они коррелируют друг с другом.

Изначально шкала вероятности настраивается в зависимости от этапа, на котором в данный момент находится сделка. Степени этой вероятности подбираются на основании сформировавшейся индивидуальной практики бизнеса. Они также зависят от отрасли и уровня лица, с которым взаимодействует продавец: менеджер среднего звена, начальник отдела или директор. Приведем реальный пример такой шкалы.

Отправлено коммерческое предложение - вероятность оплаты до 50%
Отправили договор - 50−70%
Договор подписан - 70−90%
Выставлен счет - 90−100%

Пайплайн и результаты в отчетах каждого менеджера – вещи вполне управляемые. Нужно всего лишь руководствоваться 4 принципами.

1. Общее состояние портфеля каждого продавца отслеживается на регулярной, иногда ежедневной основе. Особенно важно это делать с новичками и сотрудниками, пребывающими в профессиональной «депрессии». Для того, чтобы изменить состояние пайплайн того или иного продавца, контролируйте его по упомянутым реперным точкам внутри дня.

2. Нельзя допускать, чтобы пайплайн «засорялся» или наоборот был слишком «пустым». Контролируйте по отчетам менеджеров процесс закрытия сделок в срок. И вовремя пополняйте персональную воронку сотрудника задачами по новым сделкам. В идеале «наполнение» должно происходить автоматически по мере отработки старых заданий с учетом показателя средней длины сделки. Таким образом, можно достичь необходимого баланса.

3. Работа с пайплайн должна быть настроена с возможностью контроля среднего чека. Если этот показатель не достигает нужного уровня, который установлен в регламентах по бизнес процессам, то необходимо назначать дополнительные встречи с персоналом и проводить тренинги по проблемным этапам.

4. Не следует забывать, что объем выручки зависит не только от усилий продавцов, но и маркетинговой поддержки. Каждый этап сделки должен включать в себя элемент, который будет буквально подталкивать покупателя к оплате. Так, вместе с коммерческим предложением может быть отправлен подарок в виде обучающей электронной книги с полезной информацией. Чтобы оплата произошла быстрее, можно предоставить ограниченную во времени возможность дополнительных бонусов по договору.

Мы рассмотрели 5 составляющих эффективной работы с отчетами менеджеров. Она включает в себя настройку целой системы, которая будет вовремя сигнализировать о состоянии каждой сделки в отдельности.

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

подготовку к осуществлению проекта;
этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
проблемы и трудности, если они возникали;
предложения по устранению сложностей;
достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

в профессиональной деятельности;
в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

Демонстрация эффективной работы руководству;

Получение финансирования на следующий отчетный период;

Получение согласия на развитие направления (идеи);

Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.