Поле – это набор инструкций, результатом которых являются текст или графическое изображение, вставленное в документ.

Поля используются для размещения в документе переменных данных, например номер страницы (поле PAGE) или текущей даты (поле DATE).

Поля вставляются автоматически при создании перекрестной ссылки. Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию автора, имя файла и т.д.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами и многое другое.

Просмотр полей в документе

Следует различать код поля (инструкции, заключенные в фигурные скобки) и результат поля – это текст или графика, вставленные в документ при выполнении инструкции. Переключение между тем и другим – Shift + F9 . Вы можете просмотреть все коды полей в документе:

Рисунок 6.1 – Настройка параметров Word

Сочетание клавиш Alt + F 9 переводит коды полей (записи в специальных фигурных скобках) (рисунок 6.2) в значения полей (результат вычислений) (рисунок 6.3) и наоборот.

Рисунок 6.2 -– Вид оглавления в кодах полей

Рисунок 6.3 – Вид оглавления в значениях полей

Обнаружить поле в документе очень просто – когда ваш текстовый курсор попадает на поле, оно выделяется серым цветом. Если этого не происходит, выполните настройку

Автоматическая вставка поля

Многие поля вставляются автоматически, если вы выполняете соответствующую команду меню.

На закладке Вставка : Гиперссылка, Закладка, Перекрестная ссылка, Номер страницы , Дата и время , Объект, Текст из Файла , Формула.

На закладке Ссылки : Оглавление, Предметный указатель , Сноска , Название (к рисунку, таблице или другому объекту), Перекрестная ссылка , Предметный указатель .

При работе с таблицей - Формула на вкладке Макет .

При выполнении слияния документов поля слияния расставляются, используя вкладку Рассылки .

Вставка поля через вкладку Вставка

Практически любую инструкцию поля можно вставить при помощи вкладки Вставка в группе Текст (рисунок 6.4) выберите команду Экспресс-блоки , а затем выберите пункт Поле .

Рисунок 6.4 – Группа «Текст»

Иногда к инструкции поля необходимо добавить дополнительные параметры. Например, при вставке некоторых свойств документа (поле DOCPROPERTY), необходимо указать, какое именно свойство вы хотите вставить. Для этого нажмите кнопку Параметры , в открывшемся окне выберите ключевое слово (например, "Company") и нажмите кнопку Добавить . Сформированную таким образом инструкцию вставьте в документ (рисунок 6.5).

Рисунок 6.5 – Выбор поля

Непосредственная вставка поля

Можно также нажать клавиши CTRL + F9 , чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры.

Обновление полей

Даже если информация, которую вы вставили с помощью поля, изменилась (например, сменилась дата), результат поля не изменяется до тех пор, пока поле не будет обновлено. Для этого поместите курсор в поле и нажмите F9. Если требуется обновить все поля в документе, придется выделить весь документ (Ctrl +5 NumLock ) и нажать F9 . Поле может обновляться перед печатью документа:

Рисунок 6.6 – Настройка обновления полей при печати

Некоторые поля, например Date и Time обновляются при открытии документа.

Если необходимо, чтобы какое-либо поле обновлялось, его можно заблокировать – клавиши Ctrl + F11 . Снять блокировку с поля можно комбинацией Ctrl + Shift + F11 .

Чтобы навечно зафиксировать результат поля, т.е. заменить инструкцию текстом или графикой, нажмите Ctrl + Shift + F9 . Эта процедура называется отсоединением поля или разрывом связи с полем.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Цель работы:

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

поля .

Поля

PAGE (номер страницы) и DATE ВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время. INCLUDEPICTURE .

Для вставки ВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры,

ВСТАВКА :

· Номера страниц;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Формулы (из меню Таблица ).

Поля определяются кодом и значением поля.

текущая дата Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей .

Код поля {} Ctrl+F9.

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE ;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy"

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

СЕРВИСðПараметры .На вкладке Вид диалогового окна Параметры Показывать коды полей.

Параметры на вкладке Печать в поле Печатать Коды полей .

контекстного меню Коды/значения полей

выделенных Shift+F9, а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

с затенением. Затенение полей ().

Чтобы обновить Обновить поле F9, или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), илиAlt+F9

Таблица 1

Создание форм для ввода данных

Форма – это бланк для заполнения конкретными данными.

Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на компьютере вводить данные.

Форма предназначена для сокращения трудозатрат по оформлению документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

В Word можно создавать следующие виды форм:

1. Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используется панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например Да или Нет . Это обычный документ, который не требует защиты при работе;

2. Электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используется панель инструментов Формы , а для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению их вида;

3. Настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению вида.

Форма состоит из постоянного (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа.

В состав формы могут входить:

· Произвольный текст;

· Графика (рисунки, диаграммы);

· Текстовые поля для ввода информации:

· Списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;

· Кнопка Флажок .

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат .

К постоянной части формы относится неизменяемые при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления – заполнения, обрамления. Текст формы и включаемые в нее элементы могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах Параметры текстового поля, Параметры поля со списком, Параметры флажка . Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню (табл. 2).

Таблица 2

Задание. Создание и заполнение электронной формы

Согласно приведенному ниже образцу разработайте форму Электронная анкета, которая позволит в интерактивном режиме работы вводить номер курса, выбирать название факультета, давать ответы на поставленные в анкете вопросы путем заполнения полей или выбором соответствующих переключателей (рис. 1).

ВНИМАНИЕ!

1. При заполнение полей таблиц А и В Электронной анкеты значение ИТОГО должно равняться 100%.

2. Для проверки итогов необходимо нажать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы .

3. Если итог не равен 100%, снимите защиту, отредактируйте значения исходных данных и повторите вычисления итогов, снова установив защиту.

4. Флажки устанавливают пробелом только при нажатой кнопке Защита формы на панели инструментов Формы .

Внимание! Для защиты в БД введенных ответов анкеты следует выполнить команду СЕРВИСðПараметры , вкладка Сохранение – Сохраните только данные для форм , а затем сохраните документ, присвоив ему новое имя ФАЙЛðСохранить как.

Рис. 1. Образец формы документа Электронная анкета

Технология работы

Форма документа должна быть разработана как шаблон, который состоит из нескольких разнотипных по технологии подготовки зон:

· текст, поясняющий технологию работы пользователя с формой;

· рисунок;

· поле ввода номера курса;

· список наименований факультетов (добавлений нового факультета или корректировка его названия в процессе невозможны);

· таблица А, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-7) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблица В, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-8) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблицы Уровень доходов, Дополнительные заработки, Семейное положение. Каждая таблица состоит из постоянной части в виде заголовка и фиксированных названий строк, а также переменной части в виде флажков.

1-й этап – создание постоянной части формы в виде текста и таблиц;

2-й этап – внедрение рисунков;

3-й этап – создание переменной части формы;

4-й этап – установка защиты и сохранение документа;

5-й этап – заполнение электронной анкеты.

Й этап – внедрение рисунка

1. Внедрите рисунок в форму, используя следующие технологические операции:

· установите курсор в том месте Электронной анкеты, где должен находиться рисунок;

· выполните команду ВСТАВКАðРисунокðКартинки ;

· на вкладке Графика выберите пункт Научная графика , выделите рисунок с изображением манускрипта и нажмите кнопку Вставить ;

· установите указатель мыши на вновь внедренный в форму рисунок и нажмите сначала левую кнопку мыши, а потом правую. В появившемся меню выполните команду Формат рисунка и установите следующие параметры:

На вкладке Размер:

На вкладке Положение:

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Работа с полями Word. Создание электронных форм

Теоретическая часть......................................................................................................................... 1

Работа с полями Word................................................................................................................. 1

Создание форм для ввода данных........................................................................................... 3

Задание. Создание и заполнение электронной формы..................................................... 6

Технология работы............................................................................................................................. 7

Цель работы:

1. Освоение правил создания форм для ввода данных;

2. Освоение правил работы с полями в документах Word;

3. Создание электронной анкеты;

4. Заполнение электронной формы.

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы – поля .

Поля – это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы – конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей.

Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE (номер страницы) и DATE (дата), которые вставляются с помощью командВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время. Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE .

Для вставки информации с помощью полей используется универсальная командаВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры, чтобы добавить инструкции, ключи и другие параметры поля.

Для вставки наиболее важных и часто используемых типов полей в меню ВСТАВКА предусмотрены также отдельные команды:

· Номера страниц;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Формулы (из меню Таблица ).

Поля определяются кодом и значением поля.

Обычно на экране отображается значение поля – номер страницы, дата, текст или графика, помещенные в документ с помощью поля.

Например, если в документ Word ввести поле, имеющее код { DATE \@ "dd.MM.yyуу" }, то на месте этого поля при открытии документа или при выводе его на печать будет появляться текущая дата – значение этого поля, если в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей .

В табличном процессоре MS Excel код поля соответствует формуле, а значение поля – результату этой формулы (ее численному значению).

Код поля содержит элементы поля, которые определяют значение поля. Коды полей в документах Word отображаются на экране внутри фигурных скобок. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры. Вставить пустые фигурные скобки для ввода инструкций поля можно с помощью клавиш Ctrl+F9.

Примеры кодов некоторых часто используемых полей:

{ PAGE } – код поля номера страницы, вставляется в область колонтитула для отображения и автоматического обновления номеров страниц;

{ NUMPAGES } – общее количество страниц в документе;

{ DATE \* MERGEFORMAT } – код поля одного из форматов текущей даты;

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE ;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy" Инструкции указывают, в каком виде (в каком формате) должны выводиться результаты полей.

Код поля можно редактировать, чтобы внести корректировку в результат (значение) поля. Например, полю:

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

соответствует дата в формате 01.05.2002.

Код этого поля при желании можно изменить (отредактировать) для того, чтобы значение поля – дата появлялась в другом формате. Например, поле:

{ DATE \@ "dddd, d MMMM ууyy "г"" \* MERGEFORMAT }

Однако к изменению кодов полей непосредственно в тексте нужно подходить с осторожностью, так как это может привести к отображению неправильных сведений и другим ошибкам.

Переключение режимоввывода полей на экран производится с помощью команд меню СЕРВИСðПараметры .На вкладке Вид диалогового окна Параметры следует установить (или снять) переключатель Показывать коды полей.

Коды полей можно выводить на печать. Для этого в диалоговом окне Параметры на вкладке Печать в поле Печатать следует установить переключатель Коды полей .

Для просмотра и вывода на экран кодов полей можно также использовать командуконтекстного меню Коды/значения полей . Для вызова контекстного меню нужно установить курсор в границах поля и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для быстрого переключения между режимами просмотра кодов выделенных полей или их значений используются комбинации клавиш Shift+F9, а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

При работе с документом Word удобно установить режим, при котором поля отображаются на экране с затенением. Режим затенения можно изменять, делая выбор из раскрывающегося списка Затенение полей (Всегда, Никогда, При выделении ).

Чтобы обновить поле, нужно щелкнуть в границах поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле либо выделить поле и нажать клавишуF9, или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), илиAlt+F9 (для всех полей в документе). Назначения клавиш для работы с полями в программе Word приведены в табл. 1.

Настройка полей в текстовом редакторе Word является одним из базовых навыков, которым должен овладеть человек, чтобы достичь хотя бы среднего уровня мастерства во владении данной программой. Как правило, проблема с полями встаёт в полный рост, когда вы заканчиваете непосредственную работу с текстом и переходите на стадию его редактирования либо правки. Если вы, например, работаете в офисе или являетесь студентом, то вам, скорее всего, нужно придерживаться определённых норм, касающихся визуального оформления набранных вами документов или студенческих работ.

Разумеется, после открытия текстового редактора Ворд вы можете обнаружить, что все размеры полей уже по умолчанию настроены, однако настройка программы по умолчанию обычно не удовлетворяет большинство работающих с утилитой пользователей, поэтому нелишним будет знать, как устанавливать размеры полей в Word.

Процесс настройки

Если вы ещё не начали набирать текст

Чтобы сделать нужный вам размер полей или убрать лишнее, выполните следующую последовательность действий:

1. Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Если вас интересует набор настроек, заранее прописанных в программе, и вы не хотите делать поля при помощи ручного метода, то найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
2. В открывшемся списке выберите тот набор настроек, параметры которого лучше всего подходят для осуществления ваших целей. Примените набор настроек, просто кликнув по нему с помощью левой кнопки вашей мыши. Убедитесь, что к набранному вами тексту были выставлены именно те поля, которые вам необходимы. В противном случае воспользуйтесь иным набором предустановленных настроек.

Во многих случаях наборов настроек по умолчанию в редакторе Word вам будет вполне достаточно. Поэтому не спешите искать и применять другие способы , а сначала воспользуйтесь этим.

Разумеется, что бывают особые случаи, когда вам необходимо оформить ваш текст по каким-либо уникальным требованиям, которые просто-напросто не прописаны в предустановленных наборах настроек параметров листа Word, поэтому в таких обстоятельствах приходится прибегать к ручному способу. Для этого пройдите полностью следующую последовательность шагов:

1. В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
2. В этом списке, а именно в нижней его части, вы сможете обнаружить пункт, который называется «Настраиваемые поля». Кликните по нему.
3. В открывшемся окне ручных настроек от вас потребуется передвигать ползунки возле интересующих вас пунктов, чтобы изменить, например, размер левой либо нижней границы и т.д. Если наличие границ на листе вам вовсе не нужно, то вы с лёгкостью можете убрать их . Как только вы закончите редактирование, не поленитесь и обратите своё внимание на нижнюю часть окна ручных настроек. Там вы можете посмотреть на графическое представление того, как будет выглядеть лист после утверждения ваших размеров полей.
4. Чтобы окончательно установить интересующие вас параметры, нажмите с помощью левой кнопки вашей мыши на «OK».

Если нужно изменить размер полей уже набранного текста

В этом случае у вас нет необходимости удалять полностью все набранные вами символы, выставлять новые границы и затем заново печатать в утилите нужный вам текст. Просто воспользуйтесь советами , приведёнными в разделе выше, и в вашем документе будут установлены новые размеры полей.

А что делать, если необходимо применить новые границы к какому-либо отдельному фрагменту или абзацу текста? Выполните следующие действия:

Нестандартные настройки

Если вы пишете статью, которую планируете напечатать в журнале, или собираетесь издать брошюру, то вы наверняка знаете, что в этом случае нужна специальная настройка полей, называемая зеркальной . Иными словами, параметры полей в ней выставлены так, что на 1 листе левое поле полностью совпадает в размерах полем с правой стороны следующего листа. Чтобы задать эту настройку полей, нужно выполнить следующие представленные ниже пункты:

1. В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
2. Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
3. Найдите пункт, который называется «Зеркальное», и кликните по нему. Теперь нужные вам параметры заданы в отношении всего документа.

О чём эта статья

В настоящей работе описываются способы автоматической организации нумерованных объектов при написании статей, рефератов, докладов, диссертаций и пр. При написании подобного рода материалов неизбежно возникает необходимость нумеровать те или иные объекты, например, формулы или пункты в списке используемой литературы. При этом многие авторы пользуются при написании текстовым редактором Microsoft Word.
В случае тривиальной «ручной» организации, при которой каждый номер прописывается непосредственно руками (обычно, в самом конце, когда текст полностью готов), автор работы может ошибиться в каком-либо номере, и все дальнейшие номера окажутся неверными. Более того, после рецензии те или иные части работы могут быть вставлены в текст или убраны из него. Последнее, зачастую, требует полной перенумерации объектов в документе. Таким образом, цель настоящей статьи состоит в доведении до читателя способов автоматической организации нумерации объектов, позволяющих избежать вышеописанные ситуации.
Предупреждение : в данную статью вошли лишь те приёмы, с которыми автор столкнулся при написании кандидатской диссертации. Описываемые способы организации нумерованных объектов не претендуют на единственность, полноту и оптимальность. Имеются другие интересные способы, например, в TeX . Несомненно, читатель сможет найти и иные способы достижения сформулированной цели. В любом случае, ознакомиться с подходами автора (хотя бы на досуге) следует любому заинтересованному читателю.

Основы работы с полями MS Word

После вставки поля в тексте появятся серые фигурные скобки .

Отличить поля в тексте очень легко – достаточно выделить нужный блок текста. Все поля в выделенном фрагменте будут подсвечены серым цветом.

После того, как поле вставлено в текст, необходимо задать значение этого поля. Для задания значения тому или иному полю необходимо написать определённые ключевые слова, рассмотренные в разделе 2, внутри поля. После задания полю значения необходимо выделить блок текста, содержащий это поле, и нажать F9. Если в выделенном фрагменте окажутся несколько полей, то все они будут обновлены. Для обновления полей во всём документе необходимо выделить всё (Ctrl + a) и нажать F9. Обновить поле можно также с помощью нажатия на соответствующий пункт контекстного меню.
NB! Бывает, что все поля необходимо обновить два раза: первое обновление переупорядочит списки, а второе – расставит нужные значения ссылок.
Значение того или иного поля может быть изменено в любой момент. Для этого необходимо лишь выделить поле (или фрагмент текста, содержащий поля) и выбрать пункт «Коды/значения полей» контекстного меню.

Основные поля MS Word, необходимые для автоматической организации нумерованных объектов

SEQ

Пример задания поля SEQ

{ SEQ pic_chap1 }

Примеры использования ключей поля SEQ

{ SEQ pic \h }, { SEQ tables \c }

SET

Пример использования поля SET

{ SET lit_Z2009 “1” }

Пример

{ SET lit_Z2009 “{SEQ lit \c}” }

REF

Пример

{ REF lit_Z2009 }

После обновления данного поля на его место будет вставлен текст закладки. Ключ «\h» используется для задания гиперссылки на закладку. При нажатии на гиперссылку пользователь будет перемещён в место, заданное ссылкой. Ключ «\* MERGEFORMAT» сбрасывает формат текста исходной ссылки, преобразуя его в формат текущей части текста.

PAGEREF

Организация автоматической нумерации в документах

Нумерация в названиях глав и разделов

После определения того, как именовать и нумеровать главы, в заголовке пишется следующая (одна из следующих) строка:

1. { SEQ CHAP }
2. { SEQ CHAP \h }{ SET CHAP_USING_FIELDS “{ SEQ CHAP \c }”}{ SEQ CHAP \c } . Организация автоматической нумерации в документах

Для нумерации разделов внутри главы необходимо задать переменную (уникальную для каждой главы, иначе в следующей главе разделы начнутся с номера n+1), а для каждого раздела необходимо определить уникальное имя.

В качестве примера можно привести следующие строки

{ SEQ CHAP \h } { SET CHAP_USING_FIELDS “{ SEQ CHAP \c }”}{ SEQ CHAP \c } . Организация автоматической нумерации в документах
{ SEQ SUBCHAP_FIELDS \h }{ SET SUBCHAP_USING_REF “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ SUBCHAP_FIELDS \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ SUBCHAP_FIELDS \c } . Использование REF

После обновления ссылок этот фрагмент текста превратится в
3 . Организация автоматической нумерации в документах
3.1 . Использование REF

Средства MS Word позволяют организовать автосодержание, однако рекомендуется использовать поля REF для задания ссылок на номера глав и поля PAGEREF для ссылок на страницы. Располагать их лучше в таблицах со скрытыми границами размера N x3, где N - число элементов в автосодержании: разделы, подразделы и пр. В первом столбце будут содержаться номера пунктов, получаемые из полей REF . Во втором столбце будут содержаться имена элементов. (Увы и ах! Их придётся записать руками). В третьем столбце будут содержаться номера страниц, на которых находится соответствующее поле SET . Получение значений производится через PAGEREF .

Нумерация формул

Пример показан здесь

x = a + b (3.5)

Здесь (3.5) – это значение поля, которое в исходных кодах записывается следующим образом:
({ SEQ FN_CHAP_FIELDS \h }{ SET FN_AX2_BX_C “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ FN_CHAP_FIELDS \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ FN_CHAP_FIELDS \c } )
Здесь FN_CHAP_FIELDS – имя переменной для нумерации формул текущей главы, { SEQ CHAP \c }.{ SEQ FN_CHAP_FIELDS \c } – номер соответствующей формулы.

Нумерация таблиц и рисунков

Приведём пару примеров.

Пример 1, таблицы

Таблица { SEQ TAB_CH2 \h }{ SET TAB_CH2_SHOPS “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ TAB_CH2 \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ TAB_CH2 \c }
Магазин 1 Магазин 2
Склад 100 180
Рынок 16 29

Здесь TAB_CH2 – переменная-счётчик таблиц второй главы, TAB_CH2_SHOPS – выбранное автором имя для данной таблицы. Пусть данная глава имеет номер 3, и в ней уже было 3 таблицы. Тогда данная формула, как несложно показать, будет преобразована в следующий текст:

Таблица 3.4 . Сравнение склад/рынок по магазинам.
Магазин 1 Магазин 2
Склад 100 180
Рынок 16 29

Абсолютно аналогичным образом строится работа с изображениями. Необходимо задать свои переменные-счётчики, имена и пр. В целом, с точки зрения автонумерации, нет никакой разницы между таблицей и рисунком. Вся разница заключается лишь в форматировании частей текста: иные названия, подписи снизу/сверху и пр.

Пример 2, изображения

Рисунок { SEQ PIC_CH2 \h }{ SET PIC_CH2_EXPONENT “{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ PIC_CH2 \c }”}{ SEQ CHAP \c }.{ SEQ PIC_CH2 \c }

Аналогично таблицам, здесь PIC_CH2 – переменная-счётчик рисунков второй главы. Опять же, очевидно, что в результате будет получено нечто подобное:

Рисунок 3.10 . Экспонента, косинус и синус.

Организация списка используемой литературы

Оформление списка используемой литературы в алфавитном порядке в конце документа

Пример части списка с развёрнутыми формулами указан ниже

{ SEQ LIT \h }{ SET lit_CHR2011 “{ SEQ LIT \c }”}{ SEQ LIT \c }
{ SEQ LIT \h }{ SET lit_CHVATAL1983 “{ SEQ LIT \c }”}{ SEQ LIT \c }

Нетрудно показать, что данный список преобразуется в
15 . Christofides N. Graph Theory: An Algorithmic Approach. Academic Press Inc., London, 1975. – 400 p.
16 . Chvatal V. Linear Programming. W. H. Freeman and Company, 1983. – 425 p.
17 . Erlenkotter D. A Dual-Based Procedure for Uncapacitated Facility Location. J. Operations Research, 26, 1978. – pp. 992-1009.

Оформление ссылок на элементы списка используемой литературы в тексте

Зная уникальные имена, достаточно использовать поле REF

{ REF lit_MEELIT1972 \h } { REF lit_CHVATAL1983 \h }

После двукратного обновления документа, данный фрагмент текста примет следующий вид:

Из решения классической задачи транспортного типа [26 ] следует, что любой базис такой задачи содержит ровно m+s-1 элементов. Из теоремы Данцига [16 ] следует, что все элементы базиса в сформулированной задаче будут являться либо нулями, либо натуральными числами.

Оформление списка используемой литературы в порядке появления в тексте

Выгрузка документа в формат pdf с сохранением ссылок

Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.

1. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание письма в области задач. Поместите курсор в первую строку документа и щелкните на команде Другие элементы . Откроется окно диалога Добавление поля слияния , в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.

2. Выделите пункт Имя и щелкните на кнопке Вставить . Поле слияния появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего ноля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия и снова щелкните на кнопке Вставить . Щелкните на кнопке Закрыть , чтобы закрыть окно диалога Добавить поле слияния .

3. Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии.

4. Нажмите клавишу Enter, откройте окно диалога Добавление поля слияния и выделите в списке пункт Адрес 1 .

5. Снова нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс .

6. Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел.

7. Выберите в списке Добавление поля слияния поле Имя , нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия . Теперь главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.11.

Рис. 8.11. Главный документ с полями слияния

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Список Добавить поле Word панели инструментов Слияние позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

* ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;
* IF... THEN... ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;
* MERGE REC (Номер записи) и MERGE SEQ (Номер по порядку) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;
* NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;
* SET BOOKMARK (Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;
* SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.

Давайте добавим в слияние пару полей Word.

8. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа и выберите в панели инструментов Слияние команду Добавить поле Word > SKIPIF .

Рис. 8.12. Добавление поля Word

9. В раскрывающемся списке Поле выберите пункт Индекс , как показано на рис. 8.12.

10. В списке Оператор выберите пункт Равно .

11. Введите в поле Значение величину 114113.

12. Щелкните на кнопке ОК . Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс которых записано значение 114113.

13. Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза клавишу Enter. Выберите команду Добавить поле Word > MERGEREC . С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в слияние. Теперь главный документ станет таким, как показано на рис. 8.13.

14. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем области задач.

15. Щелкните на команде Изменить список в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

Рис. 8.13. Главный документ с полями Word

Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация и в раскрывшемся списке выберите пункт Дополнительно . В появившемся окне диалога есть две вкладки. Первая из них - Отбор записей , - представленная на рис. 8.14, позволяет фильтровать записи источника данных.

16. В списке Поле выберите пункт Организация .

17. В списке Оператор оставьте вариант Равно .

18. В поле Значение введите текст Фантом.

19. Раскройте вкладку Сортировка записей и настройте ее параметры.

20. Щелкните на кнопке ОК . Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем по алфавиту их имен.

Примечание Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

21. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога Получатели и сохраните новую версию главного документа.