Как в Excel сделать выпадающий список: все варианты. Создание выпадающего списка в Excel

Выпадающие списки – очень удобный объект, который используется практически во всех приложениях. Кроме этого, они очень популярны на веб-страницах, поскольку намного проще данные выбирать, чем вносить их вручную. Особенно подобные формы востребованы при регистрации. Но их также часто используют и в Экселе. В данной статье мы рассмотрим, как сделать выпадающий список в редакторе Excel.

Для этой цели существует несколько способов. Рассмотрим их более внимательно. Первым делом необходимо создать таблицу с небольшим перечнем.

Для того чтобы произошла подстановка данных из таблицы, достаточно выполнить следующее.

1. Перейдите на первую пустую клетку после вашего списка.

1. Сделайте правый клик. Затем выберите указанный пункт.

1. В результате этого появится следующий список.

1. Для перехода по нему достаточно нажать на горячие клавиши Alt +↓ .

Эту комбинацию можно будет использовать всегда. В дальнейшем необязательно вызывать контекстное меню.

1. Затем для выбора можно использовать только стрелочки (↓ и ). Для того чтобы вставить нужный продукт (в нашем случае), достаточно нажать на клавишу Enter .

Данный способ отлично работает и тогда, когда в таблице содержатся повторяющиеся значения. При этом в выпадающем списке будут только уникальные записи.

Обратите внимание на то, что этот метод не работает, если вы выберите клетку, выше которой нет никакой информации.

Стандартный

В этом случае необходимо:

1. Выделить нужные ячейки. Перейти на вкладку «Формулы». Нажать на кнопку «Определенные имена». Выбрать пункт «Диспетчер имён».

1. Затем кликнуть на «Создать».

1. Далее нужно будет указать желаемое имя (нельзя использовать символ тире или пробел). В графе диапазон произойдет автозаполнение, поскольку нужные ячейки были выделены в самом начале. Для сохранения нажмите на «OK».

1. Затем закройте это окно.

1. Выберите ячейку, в которой будет раскрываться будущий список. Откройте вкладку «Данные». Кликните на указанную иконку (на треугольник). Нажмите на пункт «Проверка данных».

1. Нажмите на «Тип данных». Необходимо задать значение «Список».

1. Вследствие этого появится поле «Источник». Кликните туда.

1. Затем выделите нужные ячейки. Ранее созданное имя автоматически подставится. Для продолжения нажимаем на «OK».

1. Благодаря этим действиям вы увидите вот такой элемент.

Если вы сделаете активной другую ячейку, то иконка выпадающего списка исчезнет. Она отображается только тогда, когда эта клетка становится активной. Поэтому не стоит пугаться и думать, что у вас всё исчезло.

Как включить режим разработчика

Для того чтобы использовать более продвинутые объекты, нужно использовать вкладку «Разработчик». По умолчанию она отключена. Для того чтобы её активировать, необходимо следовать следующей инструкции.

1. Нажмите на меню «Файл».

1. Перейдите в раздел «Параметры».

1. Откройте категорию «Настроить ленту». Затем поставьте галочку напротив пункта «Разработчик». Для сохранения информации кликните на «OK».

Элементы управления

Для создания списков при помощи этого инструмента, необходимо сделать следующее:

1. Выделите свою таблицу данных. Перейдите на вкладку «Разработчик». Кликните на иконку «Вставить». Нажмите на указанный элемент.

1. Также изменится иконка указателя.

1. Выделите какой-нибудь прямоугольник. Именно таких размеров и будет ваша будущая кнопка. Её необязательно делать слишком большой. В нашем случае это только пример.

1. После этого сделайте правый клик мышкой по этому элементу. Затем выберите пункт «Формат объекта».

1. В окне «Форматирование объекта» необходимо:
   • Указать диапазон значений для формирования списка.
   • Выбрать ячейку, в которую будет выводиться результат.
   • Указать количество строк будущего списка.
   • Нажать на «OK» для сохранения.

1. Кликните на этот элемент. После этого вы увидите варианты для выбора.

1. Вследствие этого вы увидите какое-нибудь число. 1 – соответствует первому слову, а 2 – второму. То есть в этой ячейке выводится лишь порядковый номер выбранного слова.

ActiveX

Для того чтобы воспользоваться этим элементом, необходимо выполнить следующие операции.

1. Перейдите на вкладку «Разработчик». Нажмите на иконку «Вставить». На этот раз выберите другой инструмент. Он выглядит точно так же, но находится в другой группе.

1. Обратите внимание на то, что у вас включится режим конструктора. Кроме этого, изменится внешний вид указателя.

1. Нажмите куда-нибудь. В этом месте появится выпадающий список. Если вы хотите его увеличить, то для этого достаточно потянуть за его края.

1. Кликните на указанную иконку.

1. Благодаря этому в правой части экрана появится окно «Properties», в котором вы сможете изменить различные настройки для выбранного элемента.

При этом значения и свойства будут меняться в зависимости от того, какой элемент будет активен в данный момент. Здесь вы сможете изменить всё, даже шрифт.

1. В поле «ListFilRange» укажите диапазон ячеек, в котором находятся ваши данные для будущего списка. Заполнение данных должно быть очень аккуратным. Достаточно указать одну неправильную букву, и вы увидите ошибку.

1. Далее необходимо кликнуть правой кнопкой мыши по созданному элементу. Выберите «Объект Combobox». Затем – «Edit».

1. Благодаря этим действиям вы увидите, что внешний вид объекта стал другим. Исчезнет возможность изменения размера.

1. Теперь вы можете спокойно выбрать что-нибудь из этого списка.

1. Для завершения необходимо отключить «Режим конструктора». После этого книга примет стандартный внешний вид.

1. Также необходимо закрыть окно свойств.

Убрать объекты ActiveX довольно просто.

1. Перейдите на вкладку «Разработчик».
2. Активируйте «Режим конструктора».

1. Кликните на этот объект.

1. Нажмите на горячую клавишу Delete .
2. И всё сразу же исчезнет.

Связанные списки

Для того чтобы создать двухуровневые списки, нужно выполнить несколько простых операций:

1. Создайте какую-нибудь похожую таблицу. Главное условие – нужно добавить для каждого пункта несколько дополнительных вариантов выбора.

1. Затем выделите первую строку. Не целиком, а только возможные варианты. Вызовите контекстное меню при помощи правого клика. Выберите пункт «Присвоить имя…».

1. Укажите желаемое имя и сохраните настройку. Вставка диапазона ячеек произойдет автоматически, поскольку вы предварительно выбрали нужные клетки.

1. Повторяем те же самые действия и для остальных строчек. Выберите любую клетку, в которой будет расположен будущий список товаров. Откройте вкладку «Данные» и нажмите на инструмент «Проверка данных».

1. В этом окне необходимо выбрать пункт «Список».

1. Затем кликнуть на поле «Источник» и выбрать нужный диапазон ячеек.

1. Для сохранения используйте кнопку «OK».

1. Выберите вторую ячейку, в которой будет создан динамический список. Перейдите на вкладку «Данные» и повторите те же самые действия.

В графе «Тип данных» снова указываем «Список». В поле источник укажите следующую формулу.

В качестве аргумента указываем ссылку на ту ячейку, в которой у нас подгружается ассортимент товаров. Более подробно о ней можно прочитать на сайте Microsoft.

1. Обязательно сохраните все внесенные изменения.

После нажатия на «OK» вы увидите ошибку источника данных. Ничего страшного тут нет. Кликните на «Да».

Дело в том, что в данный момент в клетке «Товар» у нас ничего не выбрано. Как только там будет какое-нибудь слово, нужный список автоматически загрузится.

1. Выберите что-нибудь из предлагаемых товаров.

1. Только после этого вы увидите, что во второй ячейке появились варианты выбора для соответствующего пункта.

1. Попробуйте указать что-то другое из вашего ассортимента. И вы увидите, что список сразу же изменится. Это очень удобно, поскольку ситуации, когда второе «меню» зависит от первого, бывают очень часто.

Связанные с поиском списки

В вышеописанном методе нужно было создавать дополнительные «имена» для каждого пункта. Но можно сделать и иначе. Представьте, что у вас на листе расположено огромное количество данных. Кроме этого, эта информация может меняться, дополняться или удаляться. Как быть в этом случае? Вручную каждый раз всё настраивать заново – очень плохая затея.

В подобных ситуациях нужно использовать динамическое построение выпадающих списков. Это делается следующим образом.

1. Создайте какую-нибудь таблицу, которая будет выглядеть следующим образом. В правой части мы указали уникальные записи в первом столбце. В нашем случае – это города.

1. Выберите любую клетку. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на инструмент «Проверка данных».

1. Выбираем нужный тип данных. В источнике указываем необходимый диапазон. Сохраняем при помощи кнопки «OK».

1. Кликните на другую ячейку и повторите описанные ранее действия по вызову такого же окна.

1. Указываем точно такой же тип данных, но в источнике на этот раз указываем следующую формулу.

После сохранения появится ошибка о том, что источник пустой. Нажимаем на кнопку «Да».

1. Выберите что-нибудь из предлагаемых вариантов.

1. Затем проверьте, что во второй ячейке появились именно те записи, которые соответствуют выбранному городу.

1. Попробуйте выбрать другой город – список изменится автоматически.

Данный способ удобен, когда в таблице находится очень большое количество информации. При этом она может размещаться хаотично, а не последовательно, как в нашем примере.

Самое главное, чтобы значения в первом столбце писались одинаково. Достаточно допустить одну опечатку, и эта строка не попадет во вторую ячейку, поскольку происходит дословный поиск значений.

Для того чтобы сделать двойной выбор, нужно выполнить следующее.

1. Сделайте правый клик по названию листа, на котором расположена таблица и будущий выпадающий список.

1. В контекстном меню выберите пункт «Просмотреть код».

1. В появившемся окне вбейте следующий код.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

On Error Resume Next

If Not Intersect(Target, Range(«B11»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

Application.EnableEvents = False

NewSelectWord = Target

Application.Undo

BeforeWord = Target

If Len(BeforeWord) <> 0 And BeforeWord <> NewSelectWord Then

Target = Target & «,» & NewSelectWord

Target = NewSelectWord

If Len(NewSelectWord) = 0 Then Target.ClearContents

Application.EnableEvents = True

1. Затем вернитесь к книге и выберите что-нибудь.

1. Повторите это действие еще раз.

1. Благодаря этому коду теперь можно выбирать несколько значений. Все описанные выше методы этого сделать не позволяли, так как всегда происходило затирание ранее выбранного слова.

1. Для очистки этой клетки нужно использовать клавишу Delete .

Во всех остальных случаях значения будут только накапливаться.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели всевозможные способы для создания выпадающих списков в редакторе Excel. Если у вас что-то не получается, возможно, вы используете неподходящую таблицу. Еще раз внимательно посмотрите на используемые формулы, поскольку там могут быть опечатки. Также очень важно проверить правильность ссылок на ячейки. Если у вас отсутствует вкладка «Разработчик», значит, вы её неправильно активировали или же упустили этот момент из виду.

Видеоинструкция

Некоторым пользователям намного проще воспринимать информацию при помощи видео. Именно для них мы подготовили специальный ролик, в котором описываются все ранее указанные методы.

При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».

В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».

После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».

Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.

Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».

Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.

Выпадающий список в Microsoft Excel готов.

Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.

Связанные списки

Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.

Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.

Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.

В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.

Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).

Как видим, список создан.

Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.

Всё, таблица создана.

Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.

Выпадающий список в Excel – это довольно удобная функция, которая поможет создать более сложные документы и сделать работу удобной для визуального восприятия пользователя.

Несколько наиболее распространенных типов выпадающих списков, которые можно создать в программе Excel:

1. С функцией мультивыбора;
2. С наполнением;
3. С добавлением новых элементов;
4. С выпадающими фото;
5. Другие типы.

Сделать список в Эксель с мультивыбором

Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.

Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.

Совет! Классический всплывающий список программы имеет функцию мультивыбора, то есть пользователь, нажав на соответствующую группу, может выбрать для нее соответствующий вариант.

Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.

Чтобы создать такой, следуйте инструкции:

• Выделите ячейки. Если посмотреть на рисунок, то выделять нужно начиная с C2 и заканчивая C5;
• Найдите вкладку «Данные», которая расположена на главной панели инструментов в окне программы. Затем нажмите на клавишу проверки данных, как показано на рисунке ниже;

• В открывшемся окне откройте самую первую вкладку и выберите элемент, как показано на рисунке. Таким образом в данных местах создастся перечень. В текстовом поле укажите диапазон тех ячеек, которые будут заполняться при каждом выборе элементов.

Пр имер заполнения:

Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.

Однако, чтобы он заполнялся автоматически, необходимо создать макрос со следующим исходным кодом, который показан на рисунке.

Создать список в Экселе с наполнением

Стандартный перечень с наполнением позволит вам автоматизировать процесс ввода информации. При нажатии на ее, появится выбор ее возможных значений.

Пользователю остается только выбрать необходимое значение для заполнения.

Самый простой способ создать такой перечень – использовать «умные таблицы программы».

С их помощью можно легко и быстро форматировать необходимые вам виды списков с наполнением:

• Выделите необходимые ячейки и нажмите в главной вкладке на клавишу «Форматировать как таблицу»;

Элемент списка знаком нам по формам на сайтах. Удобно выбирать уже готовые значения. Например, никто не вводит месяц вручную, его берут из такого перечня. Заполнить выпадающий список в Excel можно с использованием различных инструментов. В статье рассмотрим каждый из них.

Как сделать выпадающий список в Excel

Как сделать выпадающий список в Excel 2010 или 2016 с помощью одной командой на панели инструментов? На вкладке «Данные» в разделе «Работа с данными» найдите кнопку «Проверка данных». Нажмите на нее и выберите первый пункт.

Откроется окно. Во вкладке «Параметры» в выпадающем разделе «Тип данных» выберите «Список».


Снизу появится строка для указания источников.


Указывать информацию можно по-разному.

Сначала назначим имя. Для этого создайте на любом листе такую таблицу.

Выделите ее и нажмите правую кнопку мыши. Щелкните по команде «Присвоить имя».

Введите имя в строку сверху.

Вызовите окно «Проверка данных» и в поле «Источник» укажите имя, поставив перед ним знак «=».


В любом из трех случаев Вы увидите нужный элемент. Выбор значения из выпадающего списка Excel происходит с помощью мыши. Нажмите на него и появится перечень указанных данных.

Вы узнали, как создать выпадающий список в ячейке Excel. Но можно сделать и больше.

Подстановка динамических данных Excel

Если Вы добавите какое-то значение в диапазон данных, которые подставляются в перечень, то в нем изменения не произойдет, пока вручную не будут указаны новые адреса. Чтобы связать диапазон и активный элемент, необходимо оформить первый как таблицу. Создайте вот такой массив.

Выделите его и на вкладке «Главная» выберите любой стиль таблицы.


Обязательно поставьте галочку внизу.

Вы получите такое оформление.

Создайте активный элемент, как было описано выше. В качестве источника введите формулу

Чтобы узнать имя таблицы, перейдите на вкладку «Конструктор» и посмотрите его. Можете поменять имя на любое другое.


Функция ДВССЫЛ создает ссылку на ячейку или диапазон. Теперь ваш элемент в ячейке привязан к массиву данных.

Попробуем увеличить количество городов.


Обратная процедура - подстановка данных из выпадающего списка в таблицу Excel, работает очень просто. В ячейку, куда надо вставить выбранное значение из таблицы, введите формулу:

Адрес_ячейки

Например, если перечень данных находится в ячейке D1, то в ячейке, куда будут выведены выбранные результаты введите формулу

Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».

Ненужный элемент исчезнет.

Зависимые элементы

Иногда в Excel встречается необходимость создания нескольких перечней, когда один зависит от другого. Например, каждый город имеет несколько адресов. При выборе в первом мы должны получить только адреса выбранного населенного пункта.


В этом случае дайте имя каждому столбцу. Выделите без первой ячейки (названия) и нажмите правую кнопку мыши. Выберите «Присвоить имя».

Это будет название города.


При именовании Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода Вы получите ошибку, так как имя не может содержать пробелов, символов подчеркивания, специальных символов и т.д.


Поэтому переименуем эти города, поставив нижнее подчеркивание.


Первый элемент в ячейке A9 создаем обычным образом.


А во втором пропишем формулу:

ДВССЫЛ(A9)

Сначала Вы увидите сообщение об ошибке. Соглашайтесь.

Проблема в отсутствии выбранного значения. Как только в первом перечне будет выбран город, второй заработает.

Как настроить зависимые выпадающие списки в Excel с поиском

Можно использовать динамический диапазон данных для второго элемента. Это удобнее, если количество адресов будет расти.
Создадим выпадающий перечень городов. Оранжевым выделен именованный диапазон.


Для второго перечня нужно ввести формулу:

СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($E$6;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$E$6);1)

ПОИСКПОЗ возвращает номер ячейки с выбранным в первом списке (E6) городом в указанной области SA:$A.
СЧЕТЕСЛИ считает количество совпадений в диапазоне со значением в указанной ячейке (E6).

Мы получили связанные выпадающие списки в Excel с условием на совпадение и поиском диапазона для него.

Мультивыбор

Часто нам необходимо получить несколько значений из набора данных. Можно вывести их в разные ячейки, а можно объединить в одну. В любом случае необходим макрос.
Нажмите на ярлыке листа внизу правую кнопку мыши и выберите команду «Просмотреть код».


Откроется окно разработчика. В него надо вставить следующий алгоритм.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:F2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Обратите внимание, что в строке

If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

Следует проставить адрес ячейки со списком. У нас это будет E7.

Вернитесь на лист Excel и создайте в ячейке E7 список.

При выборе значения будут появляться под ним.

Следующий код позволит накапливать значения в ячейке.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Как только Вы переведете указатель на другую ячейку, Вы увидите перечень выбранных городов. Для прочитайте эту статью.


Мы рассказали, как добавить и изменить выпадающий список в ячейку Excel. Надеемся, эта информация поможет вам.

Отличного Вам дня!

Если Вам приходится работать с книгой Excel, в которой постоянно фигурирует один и тот же список данных, или может быть Вы просто не хотите множество раз использовать действие Копировать > Вставить , то было бы очень удобно иметь заранее настроенный и сохранённый список, чтобы Excel мог помочь Вам в работе. Использование настраиваемых списков – это хорошее решение для данной ситуации. Далее я покажу, как создать настраиваемый список в Excel.

Создаем пользовательский список в Excel

Я продемонстрирую это на примере списка школьных клубов. Мне нужно вести учёт денег на балансе каждого из них, а также наметить ежедневный бюджет. Я начал с того, что ввёл названия клубов, – это та информация, которая мне будет нужна постоянно.

В этот момент я бы также запустил проверку орфографии, это делается простым нажатием F7 .

Затем я выделил эту область, нажал на кнопку Office и в нижней части открывшегося меню щелкнул по Excel Options (Параметры Excel).

В разделе Popular (Общие) Вы найдёте пункт Create lists for use in sorts and fills sequences (Создавать списки для сортировки и заполнения) – кликните по Edit Custom Lists (Изменить списки).

Если Вы работаете в Excel 2010, то Вам нужен другой маршрут. Откройте вкладку File (Файл) и нажмите Options (Параметры). Затем пролистайте вниз, найдите кнопку Edit Custom Lists (Изменить списки).

Далее откроется диалоговое окно, в котором можно добавить информацию, которую планируется использовать многократно. Если Вы посмотрите на списки, уже подготовленные Microsoft, то увидите среди них те, которыми все так часто пользуются. Они не могут быть изменены или удалены. Однако, если Вы захотите удалить или изменить созданный Вами список, это можно сделать в любой момент. Для этого кликните по своему списку и делайте с ним что захотите.

Создаем список с нуля

У меня есть два способа, как создать настраиваемый список. Я могу создать его вручную, введя каждое значение в поле List entries (Элементы списка) и нажав Add (Добавить). Если Вы выберете этот путь, то столкнетесь с некоторыми ограничениями. Поле List entries (Элементы списка) позволяет ввести не более 255 символов. Будьте внимательны к тому, из скольких символов состоит каждая Ваша запись!

Подсказка: Если вы планируете вводить список в поле List entries (Элементы списка) вручную, не ставьте лишние пробелы между элементами. Если пробелы будут стоять до или после элемента, то Microsoft их просто не станет учитывать, а если между словами одного элемента, то все они будут сохранены.

Создание списка из существующего диапазона данных

Другой способ добавить элементы в настраиваемый список – импортировать данные. Если Вы выделите их прежде чем откроете окно меню, выбранный диапазон будет автоматически вставлен в соответствующее поле. Вам останется только нажать Import (Импорт) и Excel создаст список из содержащегося в ячейках текста. Если Вы не выделили текст заранее, поставьте курсор в поле рядом с кнопкой Import (Импорт) и выделите ячейки с данными для нового списка.

Помните, у нас было ограничение на количество символов, которое можно ввести в поле List entries (Элементы списка)? Только не при импорте! Теперь максимальный размер списка где-то 2000 символов! Нажмите ОК , чтобы закрыть окно с параметрами списка, и ещё раз ОК , чтобы закрыть окно параметров Excel.

Для пользовательского списка можно импортировать только текстовые значения. Если Вам нужно создать настраиваемый список с календарными датами или числами, то придётся использовать поле List entries (Элементы списка).

Вот некоторые моменты, которые Вы должны знать о настраиваемый списках… Все списки привязываются к компьютеру. Их настройки сохраняются на том компьютере, на котором Вы в данный момент работаете. Если Вы возьмёте файл с рабочего компьютера, чтобы поработать с ним дома, то придётся еще раз создать такой же пользовательский список на домашнем компьютере. Если Вы использовали настраиваемый список, чтобы сделать сортировку, то его элементы останутся в ячейках Excel, но среди списков он показан не будет.

Использование пользовательских списков в Excel

Итак, наш настраиваемый список готов к использованию. Выделите ячейку и введите с клавиатуры любой элемент этого списка. Нажмите на маркер автозаполнения (небольшой квадратик в правом нижнем углу ячейки), и потяните за него, чтобы продолжить последовательность. Чуть правее я вписал “Monday”, затем нажал на маркер и потянул вправо, Excel заполнил ячейки автоматически.

Замечательное свойство этой функции состоит в том, что Excel одинаково заполнит как столбец, так и строку, как в прямом направлении, так и в обратном, начнёте Вы с первого элемента списка, с середины или с последнего элемента… Как только Вы щелкните и начнете протаскивать мышь, Excel определит, что Вы хотите сделать, и вставит соответствующие данные.

Сортировка по пользовательскому списку

Одна из приятных возможностей, которую дает работа с настраиваемыми списками, – это возможность упорядочить данные по любому из списков, сохранённых на Вашем компьютере. Кликните по одному или нескольким столбцам, затем нажмите Sort & Filter (Сортировка и фильтр), раскройте выпадающее меню Order (Порядок), кликните Custom List (Настраиваемый список) и выберите список, по которому желаете выполнить сортировку.

Сортировка может включать более одного столбца. Если Вы хотите добавить ещё один уровень и упорядочить сначала по месяцам, а затем по номеру счёта, то можете кликнуть Add Level (Добавить уровень) и определить, каким образом должны отображаться данные. Когда закончите, нажмите ОК . Теперь информация упорядочена по выбранному списку!

Все достаточно просто! Применение пользовательских списков очень удобно особенно для тех, кто хочет избежать многократного копирования и вставки данных. Если Вы знаете, что есть набор данных, который в любой момент может понадобиться, почему бы не сделать из него настраиваемый список? Кто знает, возможно это сохранит Вам гораздо больше времени, чем Вы можете предположить… и оставит шефа с мыслью, что Вам пришлось изрядно потрудиться. Пусть он так думает.